Hoy en día que vivimos en un mundo cada día más digitalizado, donde el uso del papel cada vez es menor podemos pensar que no vamos a necesitar una impresora. ¿Imprimir sigue siendo importante? Esta es la pregunta que vamos a tratar de contestar hoy.
El papel ha dejado de ser, en algunos casos, el medio para poder mostrar un documento, sustituido por los smartphones en esta función. Sin embargo, hay veces donde la impresión de documentos es insustituible, o por lo menos nos va a ahorrar mucho tiempo y molestias tener el documento impreso.
Imprimir sigue siendo importante en entornos domésticos
Vamos a poner algunos ejemplos de uso doméstico de la impresión donde nos va a ayudar tener una impresora, aunque existan algunas alternativas digitales a su uso. De hecho, en muchas ocasiones la impresora nos va a dar una tranquilidad que no tendremos con estos formatos digitales.
El currículum vitae es uno de los documentos que nos suelen pedir cuando vamos a hacer una entrevista de trabajo. Seguramente cuando nos llaman ya tienen uno, en formato digital o papel, pero rara vez no nos piden un currículum actualizado.
También en el ámbito familiar, si tenemos hijos pequeños, la demanda de fotos suele ser constante. No es imprescindible tener una impresora fotográfica. Con la calidad hoy en día de las impresoras y utilizando un papel de calidad podemos sacar fotos a distintos tamaños de una calidad bastante aceptable. O también imprimir nuestros propios collages de imágenes que al final son más apreciados que regalarles un marco digital.
Otro ámbito donde tener una impresora nos será de gran ayuda es si tenemos que presentar documentos en la administración, que muchas veces tenemos que imprimir un PDF, rellenarlo y presentarlo, acompañado de fotocopias del DNI u otros documentos. Es aquí cuando nos alegramos de tener una impresora multifución. La Administración electrónica cada día avanza más, y el escáner de la impresora será de gran ayuda si queremos aprovechar sus ventajas. Pero muchos trámites todavía se realizan de forma presencial.
Otro entorno donde la digitalización está avanzando mucho es en la educación. Sin embargo, en muchos casos todavía necesitamos imprimir trabajos escolares o universitarios, aunque es una tendencia que va a menos con el uso de distintas herramientas para intercambiar información entre profesores y alumnos.
La impresora también hace la función de copia de seguridad de documentos que no queremos perder o que necesitamos conservar. Un ejemplo pueden ser las declaraciones de IRPF, facturas de compras por Internet que nos llegan en formato digital, pero que imprimimos para archivar y tenerlas a mano, etc.
Dentro de esta tranquilidad que nos da tener un documento impreso en nuestro bolsillo podríamos añadir los billetes de viaje. Hoy muchas compañías ofrecen la posibilidad de descargarlos a un smartphone, pero si por cualquier motivo se nos acaba la batería, se nos cae el teléfono, etc. Si imprimimos el billete siempre lo tendremos a mano, y además tenemos el documento en PDF accesible desde el teléfono para no quedarnos nunca en tierra.
Imprimir sigue siendo importante para profesionales y empresas
Pero si hay un lugar donde la impresión sigue siendo básica para su desarrollo este es el mundo profesional y de empresa. Trabajar sin papeles en la empresa hoy en día es un deseo más que una realidad y lo cierto es que, aunque se ha reducido el volumen, el intercambio de documentación en papel sigue siendo básico en el mundo empresarial.
Las facturas, albaranes, presupuestos, etc. tanto documentos propios como los que se reciben de clientes o proveedores, son una parte fundamental de los documentos que se imprimen. Es cierto que está en marcha la factura electrónica, pero con mejor acogida entre la gran empresa que las Pymes.
También se necesitan imprimir para archivar justificantes de gastos, liquidaciones, documentos que tenemos que firmar, etc. Multitud de cuestiones de organización interna que siguen realizándose imprimiendo un documento que debe ser firmado por las distintas partes afectadas.
Otra cuestión es la parte ejecutiva, donde los distintos tipos de informes siguen siendo un documento que la mayoría de la gente prefiere impresa para poder anotar y corregir. Es cierto que existen diferentes soluciones que ya nos facilitan hacerlo digitalmente, pero para muchos todavía es más ágil leer y corregir con el informe impreso, aunque luego tengan que pasarlo al documento digital.
Por último tenemos la cuestión de los dossieres para nuestros clientes, donde entregamos la documentación impresa con la que se toma la decisión de compra. Un documento personalizado para cada cliente, marcando los aspectos claves por los que se ha interesado muchas veces marca la diferencia respecto a otras ofertas que puede manejar.
La impresión sigue siendo muy importante
Hay muchos otros ámbitos que podemos encontrar donde la impresión sigue siendo básica. Es cierto que se ha racionalizado su uso, tanto en el hogar como en las empresas. Sin embargo, utilizar la impresora para extraer los documentos que tenemos en el ordenador sigue siendo hoy en día el modo más rápido de tener aquello que necesitamos.
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Imágenes | Morten Oddvik | William Hook
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